EL PROYECTO SAGE ESTÁ CONTRATANDO
Auxiliar de operaciones (a tiempo parcial)
Localización: Lakeville, CT | A tiempo parcial, no exento (22,5 horas/semana, in situ)
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Quiénes somos
El Proyecto SAGE es una agencia de educación para la prevención de la violencia doméstica en el noroeste de Connecticut. Nuestra misión es crear un cambio social cuestionando actitudes y creencias sobre el poder, el control y las normas de género. Imaginamos un mundo en el que todos puedan ser ellos mismos, tener relaciones sanas y vivir sin violencia en las relaciones interpersonales. Somos un equipo compasivo y comprometido que trabaja por un futuro más seguro y justo.
En el Proyecto SAGE, cada función contribuye a establecer relaciones sanas, tanto internas como externas, en nuestra comunidad. Como equipo pequeño, se espera que todos los miembros del personal contribuyan al funcionamiento general y al bienestar de la agencia. Nuestros principios básicos son: cooperación y respeto mutuo, colaboración y comunicación, y fuerza en la diversidad.
Quién eres
Como auxiliar de operaciones a tiempo parcial, eres un miembro del equipo fiable y meticuloso que contribuye al buen funcionamiento diario del Proyecto SAGE. Te enorgulleces de ser organizado, receptivo y de fiar, y te aseguras de que tanto los sistemas administrativos como el entorno de la oficina estén bien cuidados y sean acogedores.
Eres una persona a la que le gusta desempeñar una amplia variedad de funciones —desde la coordinación de la recepción hasta el apoyo en materia financiera y de desarrollo— y asumes cada responsabilidad con esmero y precisión. Te sientes cómodo gestionando múltiples tareas, adaptando las prioridades según sea necesario y trabajando tanto de forma autónoma como en equipo.
Te comunicas de forma clara y profesional, tratas la información confidencial con discreción y aportas una mentalidad orientada al servicio en tu trabajo. Prestas atención a los detalles, te muestras proactivo a la hora de resolver pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes, y estás comprometido con contribuir a crear un entorno de trabajo positivo y centrado en la misión. Por encima de todo, te motiva poner tus habilidades al servicio de una organización que trabaja para lograr un cambio significativo en la comunidad.
Qué hará
Bajo la supervisión del director de operaciones, prestará apoyo administrativo y operativo esencial en diversas áreas de la organización.
Operaciones administrativas y recepción (30-35 %)
Actuarás como primer punto de contacto de la agencia, dando la bienvenida y registrando a los visitantes, atendiendo las llamadas telefónicas (incluidas la línea de atención al cliente y la línea principal) y creando un ambiente acogedor y profesional. Abrirás y cerrarás la oficina en los días laborables programados, te asegurarás de que las instalaciones estén seguras y en buen estado de funcionamiento, mantendrás un espacio de trabajo limpio y organizado, gestionarás los suministros, resolverás problemas básicos con el equipo, coordinarás el correo y supervisarás las bandejas de entrada compartidas. También llevarás registros de visitantes, apoyarás los protocolos de seguridad y protección, y ayudarás con el mantenimiento de registros listos para auditorías y los procesos de archivo anuales.
Apoyo financiero y administrativo (15-20 %)
Prestar apoyo en las operaciones financieras diarias mediante la preparación de ingresos bancarios, el escaneo y la organización de la documentación de los ingresos, y la codificación de transacciones para la empresa de contabilidad externa. Se encargará de supervisar las facturas recibidas y remitirlas al departamento financiero, al tiempo que colabora en el seguimiento y la organización de los registros financieros para garantizar su exactitud y exhaustividad.
Apoyo del Consejo de Administración (15-20 %)
Prestar apoyo administrativo al Consejo de Administración, lo que incluye gestionar las comunicaciones y mantener los materiales en BoardSpot. Se encargará de recopilar y subir los documentos del Consejo y de las comisiones, maquetar y archivar las actas de las reuniones, colaborar en la programación y los recordatorios, apoyar la organización y coordinación de las reuniones, y mantener actualizados los registros de contacto del Consejo, lo que incluye realizar comprobaciones de antecedentes de los nuevos miembros.
Apoyo a otros equipos y funciones de respaldo (10-15 %)
Prestar apoyo en la línea de atención telefónica cuando sea necesario y colaborar con el equipo de Desarrollo en tareas como la tramitación de donaciones recibidas, el registro de donaciones en la base de datos de donantes y la elaboración de agradecimientos. También ayudarás en la preparación y ejecución de la recaudación de fondos anual «Trade Secrets», con la posibilidad de realizar horas adicionales en los periodos de mayor actividad, y colaborarás estrechamente con el personal de Atención al Cliente y Participación Comunitaria para apoyar a los clientes y las actividades de la agencia.
Lo que debe llevar
Buscamos a alguien que tenga las siguientes habilidades y experiencia:
Experiencia administrativa: entre 1 y 3 años de experiencia relevante en tareas administrativas o de apoyo en la oficina, preferiblemente en una organización sin ánimo de lucro o orientada a una misión
Competencias técnicas: Dominio de Microsoft Office y Google Workspace; facilidad para aprender a manejar nuevos sistemas y bases de datos
Organización y atención al detalle: gran capacidad de organización, atención al detalle y capacidad para llevar registros precisos
Habilidades de comunicación: Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral, con un trato profesional y cordial
Confidencialidad y criterio: Capacidad para manejar información sensible con discreción y profesionalidad
Gestión de tareas: capacidad para gestionar múltiples prioridades, cumplir con los plazos y trabajar de forma autónoma
Experiencia en gestión de datos y apoyo financiero: Conocimientos en introducción de datos, documentación financiera o gestión de registros administrativos
Igualdad e inclusión: experiencia en el trabajo con colectivos diversos; compromiso con prácticas respetuosas e inclusivas
Se valorará: experiencia en prácticas basadas en el enfoque del trauma, servicios de atención a la violencia doméstica o entornos centrados en el usuario
Requisitos especiales
Disponibilidad para obtener la certificación como asesor en materia de violencia doméstica (se ofrece formación)
Disponibilidad para cubrir la línea de asistencia telefónica cuando sea necesario
Compromiso con el mantenimiento de la estricta confidencialidad de los clientes y donantes
Participación en eventos, cursos de formación y actividades de divulgación de la agencia
Expectativas físicas
Capacidad para trabajar en un entorno de oficina utilizando equipos estándar; permanecer sentado o de pie durante largos periodos de tiempo; desplazarse por la oficina (incluidas las escaleras); y levantar ocasionalmente hasta 13,6 kg.
Estaremos encantados de hacer adaptaciones razonables para candidatos cualificados con discapacidades.
Ofrecemos
Remuneración: salario base por hora de entre 25,00 y 27,00 dólares, en función de la experiencia, las habilidades y el potencial que aportes al equipo (rango salarial de entre 29 250 y 31 590 dólares).
Horario: A tiempo parcial, no exento, 22,5 horas/semana in situ en nuestra oficina de Lakeville, CT, con oportunidades de horas adicionales.
Beneficios: Generoso tiempo libre remunerado anual, días de enfermedad y bienestar, vacaciones federales pagadas, plan de jubilación.
Un trabajo con sentido: Una oportunidad para ayudar a los supervivientes a reconstruir sus vidas y contribuir a un cambio duradero en la comunidad.
Cultura de apoyo: Un lugar de trabajo basado en la compasión, la colaboración, la inclusión y la valentía, donde se valora tu trabajo y se apoya tu crecimiento.
Cómo solicitarlo
Envía tu currículum y una breve carta de presentación a careers@project-sage.org con el asunto: Auxiliar de Operaciones
Las solicitudes se revisarán de forma continua. Le animamos a que presente su candidatura aunque no reúna todos los requisitos. Si le entusiasma el puesto y nuestra misión, ¡queremos conocerle!
Project SAGE es una empresa que ofrece igualdad de oportunidades.
Celebramos la diversidad y nos comprometemos a crear un entorno inclusivo para todos.