EL PROYECTO SAGE ESTÁ CONTRATANDO
Responsable interino del proyecto sobre secretos comerciales
Ubicación: Lakeville, CT | A tiempo parcial, no exento (29 horas a la semana)
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Quiénes somos
El Proyecto SAGE es una agencia de educación para la prevención de la violencia doméstica en el noroeste de Connecticut. Nuestra misión es crear un cambio social cuestionando actitudes y creencias sobre el poder, el control y las normas de género. Imaginamos un mundo en el que todos puedan ser ellos mismos, tener relaciones sanas y vivir sin violencia en las relaciones interpersonales. Somos un equipo compasivo y comprometido que trabaja por un futuro más seguro y justo.
«Trade Secrets» es el evento benéfico insignia de Project SAGE, aclamado a nivel nacional. «Trade Secrets» , que tendrá lugar los días 15 y 16 de mayo de 2027, es un evento anual de dos días dedicado a los jardines, que incluye visitas guiadas a jardines en diversos lugares del «Northwest Corner» el sábado y una venta de plantas exóticas y antigüedades de jardinería en Lime Rock Park, en Lakeville (Connecticut), el domingo. «Trade Secrets» cuenta con más de 3.000 asistentes al año. El evento reúne a amantes de los jardines, vendedores, voluntarios, patrocinadores, miembros de la comunidad y simpatizantes de Project SAGE en apoyo a la misión de la organización. Más información en https://www.tradesecretsct.com/
Quién eres
Como director interino del proyecto «Secretos Comerciales», eres la persona encargada de que un evento complejo, muy querido y con múltiples facetas se desarrolle con claridad, firmeza y esmero. Eres muy organizado, mantienes la calma bajo presión y eres capaz de ver cómo encajan todas las piezas en movimiento: calendarios, proveedores, jardines, voluntarios, comités, funciones del personal, comunicaciones, presupuestos y logística de la semana del evento.
Te sientes cómodo trabajando en una organización pequeña y orientada a una misión, donde la colaboración, la flexibilidad y el seguimiento son fundamentales. Sabes cómo mantener a las personas informadas sin abrumarlas, aclarar quién es responsable de qué y hacer avanzar el trabajo cuando los plazos, los detalles y las personalidades están en constante movimiento. Eres un gestor de proyectos competente y sabes forjar relaciones con tacto, capaz de trabajar con el personal, los voluntarios, los proveedores, los miembros de los comités, los responsables de los jardines, los contratistas y los socios de la comunidad con amabilidad, profesionalidad y buen criterio.
Aportas tanto estructura como calidez a tu trabajo. Valoras la belleza, la hospitalidad y las reuniones comunitarias, y comprendes que «Trade Secrets» no es solo un evento para recaudar fondos, sino también un acto de fomento de la comunidad que constituye una expresión muy visible de la misión, las relaciones y la reputación de Project SAGE. Eres una persona de confianza, te fijas en los detalles y te motiva el reto de contribuir al buen desarrollo de un evento tan significativo.
Qué hará
El/la gestor/a interino/a del proyecto de secretos comerciales, que dependerá del director ejecutivo, trabajará en estrecha colaboración con el/la gestor/a de desarrollo en la planificación, las prioridades, la gestión del proyecto y la coordinación diaria del proyecto de secretos comerciales. Se trata de un puesto temporal, a tiempo parcial y no exento, que se desempeñará in situ, con una jornada de hasta 29 horas semanales, y cuya mayor carga de trabajo se prevé entre marzo y mayo. Fuera de los periodos de mayor actividad, cualquier hora que supere el horario aprobado deberá autorizarse con antelación. Se requerirán turnos de trabajo y una mayor disponibilidad durante los periodos de máxima actividad en la planificación, la semana de montaje y el fin de semana del evento. Existe cierta posibilidad de trabajar a distancia.
Gestión y coordinación de proyectos (aprox. 20 %)
Gestionar la cronología principal de «Trade Secrets», los sistemas de seguimiento de tareas, el calendario de planificación y los sistemas de gestión de proyectos. Mantener una documentación clara de las decisiones, los plazos, las asignaciones, los planes logísticos, los datos de los proveedores y las recomendaciones para la planificación futura de «Trade Secrets». Utilizar los sistemas de gestión de proyectos, almacenamiento de archivos y comunicación aprobados por Project SAGE para mantener la información de los eventos actualizada, accesible y organizada. Entre los sistemas que se utilizan se encuentran Asana y Microsoft 365. Realizar un seguimiento de los costes de los proveedores y los gastos logísticos relacionados con el evento, en coordinación con los departamentos de Desarrollo y Operaciones. Programar y moderar reuniones periódicas, semanales o bimensuales, de planificación y actualización de «Trade Secrets» con el personal pertinente, los contratistas y los responsables de los voluntarios, para garantizar que todas las áreas avancen según lo previsto.
Coordinación del personal, los comités y los contratistas (20 %)
Coordinarse directamente con los responsables designados del personal, los comités, los contratistas externos, los proveedores de los eventos, el Comité del Jardín y el servicio externo de venta de entradas y taquilla. Servir de enlace con el personal, los comités, los proveedores, los anfitriones del jardín, los contratistas externos y otras partes interesadas para garantizar que los detalles sean claros, estén actualizados y avancen según lo previsto. Coordinar y supervisar a los contratistas externos o al personal de apoyo temporal, incluyendo el marketing, la coordinación de voluntarios, el personal remunerado de los eventos u otro personal de apoyo autorizado.
Desarrollo y coordinación organizativa (10 %)
Coordinarse con el director de desarrollo en lo relativo al presupuesto, las autorizaciones, la logística relacionada con los ingresos, los eventos de recaudación de fondos, las necesidades de los patrocinadores y donantes, los plazos de la Guía Anual y los puntos clave de decisión. Coordinarse con el director ejecutivo en lo relativo a la estrategia de alto nivel, las prioridades de la organización, los asuntos delicados y los asuntos que deban remitirse a instancias superiores.
Logística de eventos, proveedores y planificación del recinto (25 %)
Coordinar todas las comunicaciones con los proveedores, la logística y la administración relacionadas con el evento del fin de semana, principalmente en lo que respecta a la adquisición de los artículos necesarios para el evento y el alquiler del recinto, así como otras necesidades (aprox. 10 proveedores). Colaborar con el departamento de Operaciones en la planificación logística y la administración relacionada con los proveedores del evento de plantas raras y antigüedades de jardín, incluyendo el seguimiento de contratos, los entregables, los materiales de inscripción, las necesidades de montaje, los planos del recinto, las comunicaciones con los proveedores y el apoyo durante la semana del evento (aprox. 50 proveedores). Participar en visitas guiadas por los jardines, a los proveedores y a las instalaciones de Lime Rock Park, según sea necesario, para confirmar la logística, el aparcamiento, el acceso, la señalización, el flujo de visitantes, el montaje y las necesidades de los proveedores. Gestionar los procesos de montaje, desmontaje y seguimiento logístico del evento.
Apoyo a eventos interfuncionales (15 %)
Coordinarse con el departamento de Participación Comunitaria en lo relativo a la logística de los voluntarios, las necesidades de los puestos informativos, la participación dirigida a la comunidad y la organización del flujo de voluntarios el día del evento. Coordinarse con el departamento de Marketing en lo relativo a los detalles precisos del evento, los plazos, las actualizaciones del programa, la logística del jardín, la información de los proveedores, las comunicaciones dirigidas al público y las necesidades de los contratistas de marketing. Coordinarse con el Comité del Jardín en lo relativo a la logística del jardín, la comunicación con los anfitriones y los responsables de zona, las necesidades del recinto, los planes de aparcamiento, la señalización y el flujo de personas el día del evento. Coordinarse con el departamento de Operaciones en lo relativo a compras, suministros, coordinación de pagos, preparación de materiales, envíos, transporte y logística administrativa. Coordinarse con el departamento de Desarrollo en lo relativo a la taquilla y la atención al cliente en cuestiones relacionadas con las entradas y los problemas de venta de entradas.
Preparación y seguimiento de eventos (10 %)
Participar plenamente en la semana de montaje y en el fin de semana del evento como persona de contacto principal. Confirmar que todo está listo para las visitas guiadas al jardín, las necesidades de los expositores, la logística de los voluntarios, la señalización, el aparcamiento, los suministros, los recintos de acogida, la venta de entradas y el registro de asistentes, así como el desarrollo del fin de semana del evento. Garantizar el buen desarrollo del fin de semana del evento y resolver los problemas que surjan según sea necesario. Participar en las reuniones de análisis posteriores al evento y ofrecer recomendaciones para la planificación futura.
Lo que debe llevar
Buscamos a alguien que tenga las siguientes habilidades y experiencia:
Gestión de proyectos y organización: Excelentes habilidades de gestión de proyectos, con gran atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples plazos, proveedores, comités, contratistas y detalles de eventos en distintos departamentos.
Comunicación y seguimiento: Persona con una comunicación clara y coherente que mantiene informadas a las partes interesadas, aclara las responsabilidades y realiza un seguimiento fiable.
Documentación y sistemas: Muy organizado y capaz de mantener una documentación precisa, así como archivos, registros de proyectos, registros de eventos, notas de proveedores y materiales de planificación.
Liderazgo colaborativo: Se siente cómodo coordinando el trabajo interfuncional, respetando al mismo tiempo las competencias de cada departamento y la autoridad en la toma de decisiones.
Resolución de problemas y criterio: Experto en la resolución de problemas, capaz de manejar situaciones tensas con calma, discreción, flexibilidad y profesionalidad.
Alineación con la misión: Entusiasmo por trabajar con un equipo pequeño y orientado a la misión, y por colaborar en un evento que impulse la labor del Proyecto SAGE en la comunidad.
Creatividad y sensibilidad para los eventos: Resiliente, adaptable y creativo, con un aprecio por la belleza, la estética, la hospitalidad y las reuniones comunitarias centradas en una misión.
Experiencia relevante: Se valorará contar con más de 5 años de experiencia en gestión de eventos, gestión de proyectos, coordinación de eventos para organizaciones sin ánimo de lucro, hostelería, producción teatral u otro campo relacionado.
Formación: Licenciatura o experiencia equivalente; se valorará especialmente la especialización en gestión de eventos, gestión hotelera, gestión de organizaciones sin ánimo de lucro, gestión de proyectos, relaciones públicas, marketing, comunicación o administración de empresas.
Coordinación con las partes interesadas: Experiencia demostrada en la gestión de plazos complejos, proveedores, logística, presupuestos y proyectos en los que intervienen múltiples partes interesadas. Se valorará la experiencia en la coordinación de eventos a gran escala con múltiples departamentos internos, proveedores externos, comités, voluntarios y logística el mismo día del evento.
Supervisión de contratistas o voluntarios: Se valorará la experiencia en la supervisión de contratistas, personal temporal o equipos de voluntarios.
Eventos de recaudación de fondos o de organizaciones sin ánimo de lucro: Se valorará la experiencia en eventos de recaudación de fondos, eventos dirigidos a donantes o eventos comunitarios de organizaciones sin ánimo de lucro.
Requisitos especiales
Respetar la confidencialidad de los clientes, con arreglo a las políticas de confidencialidad y de notificación obligatoria del Proyecto SAGE, así como a las disposiciones del artículo 52-146k del CGS relativas a las comunicaciones privilegiadas entre los asesores especializados en violencia doméstica y las víctimas.
Disponibilidad para trabajar ocasionalmente por las tardes o los fines de semana para asistir a reuniones de comités, realizar visitas a las instalaciones, encargarse de la preparación y cumplir con las responsabilidades propias de los eventos durante los fines de semana.
Disponibilidad para conducir por motivos relacionados con la agencia, lo que requiere disponer de un permiso de conducir válido y un seguro. Se reembolsarán los gastos de kilometraje de acuerdo con la política de la agencia.
Capacidad para responder a correos electrónicos y mensajes de texto en un plazo de 24 horas durante la semana laboral habitual, si bien se requiere una respuesta más inmediata en los días previos y durante la semana del evento.
Expectativas físicas
Capacidad para permanecer sentado o de pie frente a un escritorio durante largos periodos de tiempo y para desplazarse por la oficina y los recintos de los eventos.
Capacidad para participar en actividades físicas relacionadas con la organización de eventos, como levantar cajas con material y trasladar objetos relacionados con los eventos.
Estaremos encantados de hacer adaptaciones razonables para candidatos cualificados con discapacidades.
Ofrecemos
Remuneración: entre 40 y 45 dólares por hora (aproximadamente entre 45 000 y 55 000 dólares), en función de la experiencia, las competencias y el conjunto de habilidades. Este puesto no incluye prestaciones sociales. Las vacaciones no remuneradas se negociarán en el momento de la contratación. Se acumularán días de baja por enfermedad.
Condiciones del puesto: Puesto temporal, a tiempo parcial y no exento, generalmente de hasta 29 horas semanales, desde aproximadamente mediados de septiembre u octubre de 2026 hasta el 30 de junio de 2027. Se prevé que la mayor carga de trabajo se produzca entre marzo y mayo, y se requerirá una mayor disponibilidad durante la semana de montaje y el fin de semana del evento.
Beneficios: Generoso tiempo libre remunerado anual, días de enfermedad y bienestar, vacaciones federales pagadas, plan de jubilación.
Un trabajo con sentido: una oportunidad para apoyar el evento emblemático de recaudación de fondos del Proyecto SAGE y contribuir a mantener los servicios destinados a los supervivientes, los jóvenes, las familias y la comunidad en general.
Cultura de apoyo: Un entorno laboral basado en la compasión, la colaboración, la inclusión y el coraje, donde se valora tu trabajo y tu aportación es importante.
Cómo solicitarlo
Por favor, envía tu currículum y una breve carta de presentación a careers@project-sage.org con el asunto: Responsable interino del proyecto de secretos comerciales
Las solicitudes se revisarán de forma continua. Le animamos a que presente su candidatura aunque no reúna todos los requisitos. Si le entusiasma el puesto y nuestra misión, ¡queremos conocerle!
Project SAGE es una empresa que ofrece igualdad de oportunidades.
Celebramos la diversidad y nos comprometemos a crear un entorno inclusivo para todos.